各位
来客時の対応について広報いたします。
来客対応の良し悪しで、会社の印象を左右することもあります。
お客様がいらっしゃった際は、部署に関わらず、近くにいる社員全員が会社の顔として、お客様に明るく「こんにちは」と挨拶をお願いいたします。
【来客時の流れ】
〈来客準備〉
①お客様が受付のタブレットを押す＞該当部署の受付チャットに通知が飛ぶ
▼チャットの通知例
②通知を確認後、Googleカレンダーに登録されている会社名、名前、予約している会議室を確認する
③お客様の元へ行き「こんにちは、○○様でいらっしゃいますね、ご来社ありがとうございます。ご案内いたします」と笑顔で丁寧に挨拶をする
〈お客様が予定よりも早く来られた場合〉
来客の方が予定時刻よりも早く到着され、すぐに会議室へご案内できない場合は、一次受けの方にて、受付裏のソファへご案内する
『ご案内の際の留意点』
・ソファへご案内する際は、会議内容がお客様の目に触れないよう、会議室を背にした席にご案内する
・来客が多く、会議室を背にした席が空いていない場合は、受付側の席にご案内する
〈お客様をお待たせする場合〉
▼5分程度
お待たせするおおよその時間を伝える
［○○は5分ほどでまいりますので、少々お待ちください。」など
▼5分以上
お客様に理由を伝えて了承を得る
「申し訳ございません、○○は会議が長引いておりましてお時間をいただきます。お手洗いをご利用される場合は、あちらの出入り口を出て壁沿い左側にございますので、ご利用ください。」など
〈会議室へのご案内〉
①お客様より2～3歩ななめ前に立ち、該当の会議室へご案内する
②ドアは押し開きのため、自分が先に入ってから、お客様をお通しする
③お客様には入口から一番遠い上座をすすめる→「どうぞ、こちらにおかけになって、お待ちください。」
④ドアのそばで軽く会釈して引き下がる
⑤Room3裏の冷蔵庫からCINオリジナルウォーターとコースターを持って、お客様にお出しする
⑥「ただいま、○○が参りますので、少々お待ちください。失礼いたします。」と伝える
⑦会議室のドアを静かに閉めて退出する
⑧一次受けの場合、担当者を呼びに行く
※ドアが閉まっている会議室に入る際は、必ずドアを3回ノックする
※飲み物をお出しする際は、お客様から見て右側に置く
〈お見送り〉
①お客様がカフェスペースを通って帰られる際、担当者はもちろんのこと、近くにいる社員も「ありがとうございました」と挨拶をする
②担当者の方は、お見送りするエレベーターまで誘導する
③下ボタンを押してエレベーターを呼び、お客様がこちらを向いたら感謝の言葉を伝え、扉が閉まるまでお辞儀をする